Proses Account Maintenance pada sebuah perusahaan kredit motor atau leasing company

Pertanyaan:
Bagaimana proses Account Maintenance pada sebuah perusahaan kredit motor atau leasing company?
Jawab:
Proses Account Maintenance bisa terdiri dari 9 Proses:
1 Post Dated Check Management
2 Late Charge Calculation
3 Teller System
4 Suspended Transaction
5 Inter Branch Bank Transaction
6 Partial Payment Handling
7 General Receipts
8 Bank Reconciliation
9 Corrections / Reversals

1 Post Dated Check Management
Fungsi-fungsi yang terkait dengan PDC Management adalah:
- Registration adalah fungsi untuk meng-input semua PDC yang diterima
- Deposit adalah traceable document yang bisa memberikan report PDC mana saja yang
sedang kliring. Sebuah kolom Check Mark akan ditambahkan dalam Bank Reconciliation
module agar sistem menampilkan report tsb.
- Bounced adalah informasi mengenai PDC yang bounce
- Return adalah proses dimana customer yang menjadi bad customer atau oleh satu dan lain
hal, semua PDC terhadap customer yang bersangkutan akan di kembalikan. System harus
dapat me-register semua returned PDC.
- Hold/ request adalah proses di mana customer meminta pihak Bhakti untuk hold atau
menggantikan date check PDC nya.
- Mutual PDC adalah proses dimana satu PDC yang diberikan adalah untuk melakukan
pembayaran terhadap pokok, penalty, bunga, dll
- Inkaso PDC – Giro dari luar kota yang dimana prosesnya adalah sama dengan yang standard.
Note:
PDC yang pernah ditolak harus ada informasi yang menempel di customer card per contract
based. Informasi ini dipakai untuk merubah status dari good menjadi bad customer
PDC historical harus tercatat di dalam system.

2 Late Charge Calculation
Late charges calculation hanya satu level saja dan terhitung berdasarkan percentage (dynamic)
dari nilai yang tertunggak.
Contoh:
1 December 2004 – Signed Contract
1 January 2005 – Jatuh tempo 1
1 February 2005 – Jatuh tempo 2 - Jatuh tempo 1 belum bayar = 30 days late
1 March 2005 – Jatuh tempo 3 – Jatuh tempo 1 belum bayar = 60 days late
Jatuh tempo 2 belum bayar = 30 days late
- dari contoh diatas, bila sifat kontrak = in-arrears dan terdapat pembayaran in-advance, maka
jatuh tempo pertama adalah tanggal 1 December 2004
Note:
Penerapan diatas berlaku untuk perhitungan secara Full Payment.

Untuk perhitungan Partial Payment, sistem akan mengoffset berdasarkan hirarki yang berlaku
dan hirarki ini bersifat dynamic / user setting:
I. Saat bayar angsuran
a. Angsuran untuk : - Interest
b. Angsuran untuk : - Pokok
c. Denda
d. Lain-lain
II. Saat early termination
a. Outstanding pokok
b. Biaya-biaya (prepaid)
c. Bunga berjalan
d. Admin. Pelunasan
e. Denda
f. Lain-lain


3 Teller System
Type tender type yang saat ini berlaku adalah hanya cash yang di setor customer langsung ke
kasir, cash dari kolektor, dan PDC. Di waktu mendatang, akan berkembang ke credit card, debit
card Inter Bank transfer. Setiap cash yang di terima baik itu dari customer atau kolektor, cashier
akan mengeluarkan kwitansi yang dicetak dari system. Sedangkan jika itu berupa PDC, cashier
akan mengeluarkan surat tanda terima sementara sampai menunggu PDC tersebut clear baru
akan di issued kwitansi penerimaan


4 Suspended Transaction
Type ini berlaku apabila ada transaksi penerimaan uang yang belum diketahui pengalokasiannya
(unidentified). Penerimaan jenis ini akan dikategorikan sebagai uang titipan lebih dahulu dan bila
sudah diketahui pos untuk pengalokasiannya, baru akan dilakukan proses offset


5 Inter Branch Bank Transaction
Setiap cabang mempunyai dua bank account (in and out). No series akan ditambahkan, yang
ber-indikator bank dengan lokasi cabang. Disarankan juga penggunaan intermediate account
untuk menampung inter branch transaction ini.


6 Partial Payment Handling
Lihat poin 2


7 General Receipts
Pembayaran yang dilakukan oleh pihak Bhakti untuk transaction non-pembiayaan. Seperti
pembayaran saham, dll. Modul ini dapat di cover dengan menggunakan standard General
Journal yang ada di Navision


8 Bank Reconciliation
Standard Navision untuk Bank Reconciliation akan digunakan untuk proses Rekonsiliasi Bank
secara periodic


9 Corrections / Reversals
Bila terjadi kekeliruan dalam proses input data (mis.: pembayaran angsuran, denda, AYD, dll.)
sistem memberikan fasilitas bagi user untuk melakukan koreksi/jurnal-balik terhadap transaksi
yang keliru tersebut. Selanjutnya user akan mencatat/memproses dengan data yang benar yang
seharusnya diinput. Data (maupun tabel angsuran) yang semula terlanjur keliru diinput, akan
tampil kembali seperti semula.