Dalam implementasi ERP, salah satu bagian yang tidak boleh dilupakan selain proses entri data, modifikasi report dan seting audit log, adalah proses seting approval. Approval yang paling penting ada di tiga bagian modul krusial, Purchase, Sales dan Jurnal.
Purchase
Modul Purchase itu penting diberi approval dalam hal purchase amount limit karena harus menghindari permainan harga oleh bagian purchasing ke supplier. Jika proses pembelian tidak dicek harganya, maka perusahaan akan tergerus keuangannya.
Sales
Modul Sales sangat penting diberi approval dalam hal sales amount limit untuk menghindari terjadinya kesalahan input amount. Jika user bagian Finance salah menginput harga, misalkan terlalu besar, maka perusahaan akan dirugikan pajaknya. Kenapa, karena kantor pajak tidak mengenal yang namanya Credit Note. Jika sudah terbit sales invoice, maka harus ada PPN. Pengalaman yang terjadi dikantor: user salah menginput quantity sehingga line amountnya kebesaran.
Jurnal
Proses jurnal tidak bisa diabaikan begitu saja biarpun yang mengentri adalah user accounting sendiri. Pertama, kesalahan entri angka bisa terjadi. Kedua, salah pilih COA juga bisa terjadi karena belum ada kejelasan dari manajemen sendiri sehingga membuat laporan keuangan jadi awut-awutan.
--
